Antisäätäjä – Fiksun ajankäyttäjän opas

Kirjoittaja: Anna Perho
Kirjapisteet: 2

Antisäätäjä pyrkii neuvomaan ajankäytön hallitsemisessa. Päädyin kirjaan, sillä kaipasin vinkkejä ajankäytön tehostamiseen. Ajankäyttöä voi aina tehostaa, jolloin aikaa jää enemmän töiden lisäksi myös vapaaseen. Oikein tehostettuna töihin käytetty aika vähenee ja työn laatu voi parantua.

Keskeytysten välttäminen

Keskeytykset pidentävät päivää ja katkaisevat ajatuksen. Joka kerta kun tekeminen keskeytyy, menee hurjasti aikaa, ennen kuin meneillään olleeseen asiaan pääsee ajatuksella mukaan. Uusissa opiskelutiloissamme on panostettu avoimeen oppimiseen, mutta ikävä kyllä äänet kantautuvat liian hyvin tiloissa. Näin ollen tekeminen keskeytyy harmittavan usein häiritsevästi. Olemme pyrkineet löytämään rauhallisia tiloja työskennellessämme tärkeiden asioiden äärellä. Ryhmätyöskentelyssä on tärkeää välttää keskeytyksiä, sillä keskeytyksen sattuessa on helppo poiketa aiheesta ja vaikea päästä siihen takaisin.

Työskentelyssä voi kokeilla jaksottamista, jossa tehtävien tekemisen jakaa jaksoihin. Itselleen voi asettaa määräaikoja, joiden avulla yhtä tehtävää voi tehdä esimerkiksi tunnin, jonka jälkeen pitää pienen tauon. Jaksottamisen ansiosta fokuksen säilyttäminen tehtävää kohtaan on helpompaa ja työstä tulee tuloksekkaampaa. Jaksojen aikana on tärkeää keskittyä meneillään olevaan tehtävään, silloin ei tule tarkistaa sähköpostia tai lähettää muutamaa viestiä.

Priorisointi

Priorisoinnin tärkeyttä on vaikea korostaa. Aikaa ei välttämättä aina riitä kaikelle, silloin on tärkeää, että tehtävät on priorisoitu. Näin ollen on mahdollista keskittyä vain tärkeisiin tehtäviin, ja tehdä ei niin kiireelliset tehtävät myöhemmin. On järkevämpää ilmoittaa myöhästymisestä, kuin tehdä useita tehtäviä puolivaloilla, jolloin jälki on sen mukaista. Priorisointi vähentää stressiä ja auttaa keskittämään tehtävät kalenteriin, jolloin niiden edistymistä on helppo seurata. Tehtäviä voi jakaa erilaisiin kategorioihin, kuten ei niin tärkeät, tärkeät, tärkeät ja kiireelliset, tärkeät ja kiireettömät. Kategorioiden mukaan tehtäviin voidaan tarttua tärkeysjärjestyksessä. Täytyy kuitenkin pitää huolta, että myös ei ne niin tärkeät tehtävät tulee hoidettua.

Varaa aikaa tehtäville

Sähköpostia ei kannata päivystää koko ajan, sillä se vie huomiota muulta työltä ja aiheuttaa keskeytyksiä. Sähköpostien lukeminen ja satunnainen vastaaminen vie huomattavasti aikaa, eikä se välttämättä tuota tulosta. Sen sijaan on järkevämpää ottaa itselleen muutama aika päivästä, jolloin keskittyy sähköpostin lukemiseen ja vastaamiseen. Tällöin tulee myös vastata kaikkiin viesteihin. Sähköpostit tulee hoidettua kerralla kuntoon, eikä niistä tarvitse stressata sen enempää. Hiljalleen myös muut oppivat, milloin vastaat sähköposteihin, joten he tietävät, milloin vastausta voi odottaa.

Pidä kalenteria ajankäytöstäsi

Välillä on hyvä muistuttaa, mihin käytämme aikaa. Pitämällä kalenteria omasta ajankäytöstä, voi huomata, jääkö esimerkiksi vapaa-aikaa tarpeeksi. Unen, työn ja vapaa- ajan tulisi kaikkien ottaa oma aikansa päivästä, eikä yhtään osa-aluetta saa unohtaa. Kirjaamalla ajankäyttöä, saadaan selville ne asiat, jotka vaativat kehittämistä. Liian vähäinen uni laskee tuottavuutta merkittävästi, ja liian vähäinen vapaa- aika voi polttaa loppuun.

Lopuksi

Oman ajankäytön hahmottaminen auttaa keskittymään oleellisiin asioihin ja asettamaan tehtäviä tärkeysjärjestykseen. Joskus omaan ajankäyttöön voi olla hankalaa vaikuttaa, mutta pienin muutoksin ajankäyttöä voi muuttaa tehokkaammaksi ja tuottavammaksi. Olen viime aikoina tarkistellut ajankäyttöäni puhelimessa ja tietokoneessa. On helppo nähdä, mitä sovelluksia käyttää eniten ja kuinka suuri osa ajasta on tehokasta. Jatkossa ajattelin listata tehtäviäni tärkeysjärjestyksen mukaan kalenteriin.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *